La investigación ha revelado que la automatización empresarial podría prepararse para un gran aumento en el espacio de colaboración y comunicaciones unificadas (UCC), con costos en rápido aumento y pérdida de tiempo que lleva a muchas organizaciones a reevaluar los procesos MACD (mover, agregar, cambiar, eliminar), relacionados con alta y baja de empleados.
Además, el estudio de Kurmi Software y Pulse Research, Informe de impacto de la gestión de UCC: el verdadero costo de las comunicaciones unificadas y la colaboración, descubrió que el mayor consumo de UCC como resultado del trabajo híbrido significa que los encuestados que toman las decisiones de TI ahora están en el proceso de evaluar la eficiencia de tiempo y costos, ya que el UCC actual no está automatizado en gran medida, consume mucho tiempo y es costoso.
El estudio entre el 15 de octubre y el 13 de diciembre de 2021, se encuestó a 100 responsables de la toma de decisiones en funciones de administración de TI o gestión de equipos de UCC para comprender el verdadero costo comercial de hacer frente al aumento drástico en el uso de plataformas de UC y herramientas de colaboración empresarial.
El informe mostró que la administración táctica diaria y el aprovisionamiento de plataformas UC y herramientas de colaboración a menudo se encuentran en manos de profesionales altamente calificados o equipos de administración de TI sobrecargados que no pueden dedicar su tiempo a proyectos de mayor perfil y mantenimiento del sistema.
Con esto en mente, las organizaciones consideran que el ahorro de costos (78%) y el ahorro de tiempo (64%) se encuentran entre las principales prioridades cuando se trata de evaluar equipos y procesos de UC. Pero son las tareas de UCC para MACD las que se consideraron más intensivas en recursos, con el 73% de los encuestados gastando hasta la mitad de su tiempo cada semana en MACD de usuario final.
Los MACD cubren actividades de aprovisionamiento que esencialmente cubren la incorporación o baja de los empleados, y el 90 % de los encuestados estimó que el valor del tiempo dedicado a administrar los MACD en sus plataformas de UC es de entre $100 000 y $500 000 cada año.
Además, se consideran consecutivamente los desafíos más citados a resolver en la gestión de UCC para las organizaciones: la facilidad de ser defraudados desde el exterior; retrasos en las solicitudes de soporte; y la falta de gobernanza, políticas o reglas.
La encuesta encontró que el 83 % de los encuestados necesita más de 30 minutos para incorporar manualmente a cada nuevo usuario en la plataforma UCC de su organización, y la gran mayoría de ellos informó haber visto errores en más de un tercio de todos los registros. La automatización de estos procesos proporciona un punto central de control sobre todo un entorno de UC, lo que hace que las tareas sean más rápidas y repetibles para que los equipos de administración especializados tengan más tiempo para agregar valor en otros lugares.
Hasta el 84% de los encuestados cree que una automatización más completa de MACD les permitiría seguir el ritmo del creciente volumen de usuarios finales y la frecuencia del flujo de usuarios dentro de sus organizaciones. Y con solo el 5 % de las organizaciones describiéndose a sí mismas como automatizadas hoy en día, el 99 % de los tomadores de decisiones ya tienen un plan para automatizar estos procesos dentro de los próximos 12 meses, o ya lo están haciendo, representa un cambio radical para el espacio de la UCC.
“El cambio hacia el trabajo híbrido, combinado con la convergencia de UC y aplicaciones de colaboración empresarial, significa que UCC ahora se ve como una plataforma que mejora fundamentalmente la productividad. Sin embargo, como descubrió nuestro informe de impacto, el desafío para las organizaciones que administran esto a escala es que el aprovisionamiento de usuarios a través de múltiples aplicaciones y plataformas de comunicaciones es costoso y laborioso”, dijo Pascal Moindrot, director de operaciones de Kurmi Software.
“En particular, completar MACD, una responsabilidad central de los equipos de UCC, es un proceso arduo que actualmente consume hasta el 50% de su tiempo cada semana. Existe un claro consenso de que la automatización ofrece una solución, pero con solo el 5 % describiendo su proceso MACD como automatizado en la actualidad, esperamos que este número cambie significativamente a medida que las organizaciones buscan seguir el ritmo del creciente flujo de usuarios”.