Construir una cultura dentro de la colaboración para hacer que el trabajo híbrido sea rentable

Parece extraño pensar que hace apenas tres años que casi todo cambió. Es decir, el punto en el que la respuesta al Covid-19 cambió la forma en que todas las empresas con trabajadores del conocimiento hacían sus negocios.

Y, como se articuló regularmente durante esos tres años, los cambios provocados por el cambio casi instantáneo al trabajo remoto no solo afectan cómo y dónde trabajamos, sino también la forma en que se gestiona el trabajo en sí. Más específicamente, el establecimiento del trabajo híbrido como norma de facto.

El cambio no solo ha visto un aumento drástico en la cantidad y el uso de soluciones de colaboración y conferencias, sino que también ha impulsado una evolución en los roles y responsabilidades de los empleados y gerentes en la forma en que interactúan y administran las nuevas empresas distribuidas.

Los estudios sugieren que la imprevisibilidad del trabajo híbrido hace que sea más difícil para las empresas mantener el enfoque gerencial tradicional en la asignación de recursos y garantizar que las personas hagan el trabajo requerido para cumplir con los objetivos estratégicos. Además, existe un aumento proporcional en la necesidad de empoderar a los empleados para que asuman la responsabilidad de los resultados por sí mismos, lo que significa tener una idea clara de lo que necesitan lograr y cuál es la mejor manera de lograrlo.

Pero esto solo es posible si los empleados están empoderados no solo con tecnología que les permita hacer su trabajo, sino también con tecnología que les permita sentirse parte integrante de esta nueva forma de trabajar.

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Fomento de la innovación

Para la empresa de tecnología Cisco, el trabajo híbrido ha evolucionado mucho desde los primeros días de 2020, cuando parecía que todo lo que las empresas tenían que hacer era asegurarse de que los empleados pudieran colaborar a través de sesiones de videoconferencia. El trabajo híbrido, sugiere la compañía, es diferente y más difícil que antes. Además, ahora es un desafío en varios aspectos, sobre todo en lo que respecta a la innovación.

“Durante Covid, pudimos ejecutar y las empresas pudieron ejecutar increíblemente bien. Pero hubo un par de bajas. Una de las bajas durante Covid fue en torno a la innovación. ¿Cómo consigues innovación si programas que vas a innovar los viernes entre las 10 y las 11? Eso no es esforzarse”, argumenta Snorre Kjesbu, vicepresidente senior y gerente general de Cisco Webex Devices.

“Si miramos hacia atrás en los tiempos antes de Covid, la gente solía entrar a la oficina, y lo hacían la mayoría de los días. Durante el Covid todo el mundo estaba en casa y casi se democratizaron las reuniones en el sentido de que todos teníamos nuestra placita. Y pudimos ejecutar mucho mejor de lo que esperábamos”, dice Kjesbu.

“Ahora, volvimos a un mundo híbrido en el que algunos de nosotros trabajamos en la oficina algunos días, otras personas trabajan de forma remota todo el tiempo, pero hay una combinación, y eso es un desafío. ¿Cómo evita construir barreras entre las personas que trabajan de forma remota y las personas en la oficina? ¿Cómo puede asegurarse de que las personas estén incluidas, independientemente de dónde se encuentren? Y no menos importante, ¿cómo puedes usar la tecnología para superar esas barreras?

El hogar como extensión de la oficina

Cisco cree que hay ciertos pilares del nuevo entorno de trabajo. En primer lugar, antes de Covid, la oficina era un lugar donde la gente venía a trabajar. En el entorno post-Covid, la oficina ahora se ve como un lugar donde las personas se reúnen y colaboran.

Los datos de Cisco revelan que el 98 % de las reuniones en el futuro tendrán al menos un participante remoto

Trabajar en casa fue una excepción; ahora es una extensión de la oficina corporativa. La colaboración digital era un recurso de lujo; ahora es un requisito. Esto significa que la cultura de la empresa ahora es simplemente una cuestión de cómo las empresas conservan a sus mejores personas. ¿Cómo se aseguran las empresas de que los empleados que trabajan más tiempo no se quemen? ¿Cómo se aseguran las empresas de no obligar a las personas a volver a la oficina, pero asegurarse de que quieran entrar?

Esto significa tener que preguntarse con qué frecuencia es necesario ingresar a la oficina y garantizar que las personas puedan trabajar en equipo, colaborar y compartir nuevas ideas de manera efectiva, donde sea que estén. Un elemento vital para garantizar que la innovación y la colaboración puedan llevarse a cabo de manera efectiva es darse cuenta de que el hogar es ahora una verdadera extensión de la oficina, y que trabajar desde casa no es una excepción sino una opción.

Y si se trata de una extensión de la oficina corporativa, ¿cómo pueden las empresas asegurarse de que los trabajadores remotos tengan la misma seguridad, protección, gestión y capacidad general que los que están en la oficina? Esto se convierte en un caso de creación de cultura dentro de la colaboración, utilizando la tecnología para evolucionar y ofrecer ganancias de más de un punto y asegurarse de que no haya barreras entre quienes trabajan de forma remota y quienes están en la oficina.

Un punto clave en el caso viene en la colaboración digital y la capacidad de pizarra de una idea de manera efectiva, incluso cuando las personas están remotas. No hace mucho tiempo, ese era un recurso de lujo; ahora, es un requisito. Y la extensión técnica ha cambiado. Los datos de Cisco revelan que el 98 % de las reuniones en el futuro tendrán al menos un participante remoto; esto cambiará por completo la dinámica, no solo de cada reunión, sino también de cómo crear un espacio de oficina productivo. ¿Están las redes preparadas para que tantos usuarios remotos enciendan sus cámaras y realicen reuniones en video de resolución HD?

Acomodar a los trabajadores remotos

Esto significa que para ser verdaderamente híbrido, ahora hay una serie de requisitos clave que las empresas deben considerar para acomodar a los participantes remotos, entre los cuales se encuentra cómo garantizar que todas las personas estén en el mismo nivel cuando ingresan a una reunión para que aquellos que son remotos no están en desventaja y que se sienten parte intrínseca del proceso.

“El trabajo híbrido tiene que ser abierto e interoperable. También debe poder unirse a cualquier reunión a través de cualquier plataforma. La tecnología siempre debe ser el actor secundario, no el principal”

Snorre Kjesbu, Dispositivos Cisco Webex

Kjesbu apunta a la tecnología de Cisco diseñada para superar problemas y recoger a las personas para asegurarse de que todos tengan la misma presencia. “Usamos algoritmos de aprendizaje automático para detectar rostros y asegurarnos de que podamos tener la misma presencia. [All participants] estarán a la altura de los ojos para que todos tengan el mismo peso y la misma presencia en la reunión”, explica.

“Necesita volver a imaginar el funcionamiento híbrido de la forma en que funciona; usted debe ser capaz de colaborar en cualquier lugar. ¿Cómo hacer que la reunión sea inclusiva? Esto es en parte tecnología, en parte cultura: cómo trabaja con sus instalaciones. El trabajo híbrido tiene que ser abierto e interoperable. También debe poder unirse a cualquier reunión a través de cualquier plataforma. La tecnología siempre debe ser el actor secundario, no el principal. Eso es muy, muy clave.

“[Another] de las cosas en las que hemos dedicado mucho esfuerzo es usar el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para aprender las voces de las personas y filtrar [extraneous] ruido”, añade Kjesbu.

Repensar el espacio de oficina

Cisco también prevé una reinvención generalizada de los espacios de oficina con tecnología de colaboración. Además de descubrir que los participantes remotos estarán presentes en la mayoría de las reuniones en el futuro, Cisco descubrió que solo el 6,2 % de las salas de reuniones y las aulas en todo el mundo están actualmente habilitadas para video.

Además, a finales de 2021, cuando Cisco preguntó a 3800 de sus principales clientes cuántas plataformas de reuniones utilizan, descubrió que el 85 % de las organizaciones implementan dos o más plataformas de reuniones, y algunas de estas cuatro o cinco, mientras que solo el 14,8 % usa solo uno

En el caso de comer su propio almuerzo, Cisco se ha embarcado en un programa para reconfigurar su espacio de oficina. En su oficina de Nueva York, el patrimonio de Cisco solía comprender un 75 % de espacios individuales y un 25 % de salas de reuniones y espacios de colaboración. Eso se ha volteado. La configuración ahora es un 75 % de espacios de reunión, salas de reuniones y espacios creativos, y un 25 % de escritorios individuales.

La dinámica es que incluso si el espacio de la oficina se está reduciendo, la tecnología tiene que facilitar lo que las empresas quieren poder hacer y hacer que los escritorios reales o virtuales sean personales para los usuarios, sin importar dónde se encuentren o por cuánto tiempo. La clave es asegurarse de que las personas puedan realizar sus reuniones desde ese escritorio como si fuera el suyo propio.

A pesar de sus ventajas, el trabajo híbrido complica fundamentalmente la manejabilidad. Dado que las empresas no pueden arreglar lo que no pueden ver, la visibilidad y la observabilidad serán fundamentales, y tendrán que hacer frente a la creciente demanda de la red a medida que las nuevas experiencias mejoradas generen cargas de infraestructura adicionales. Las empresas también tendrán que optimizar los espacios de trabajo para la productividad, la seguridad, la densidad de empleados y la sostenibilidad.

Todo esto puede parecer fantasioso, y las pequeñas empresas en particular pueden resistirse al costo de comprometerse con estos nuevos requisitos, pero la dirección del viaje es clara. El trabajo híbrido está aquí para quedarse, y la vanguardia de los negocios la encontrarán aquellos que adopten y se adapten a la tecnología de punta.

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