Cómo la mala gestión de proyectos de TI fracasó en la implementación de Oracle en Birmingham

Si bien los expertos han cuestionado por qué el Ayuntamiento de Birmingham (BCC) decidió modificar y adaptar un nuevo sistema Oracle en lugar de alterar sus propios procesos comerciales, una serie de documentos vistos por Computer Weekly revelan que las fallas en la gestión de proyectos durante varios años contribuyeron al fracaso de TI. .

Estos apuntan a una falta sistémica de liderazgo y una falta de voluntad para abordar las preocupaciones planteadas por el comité de auditoría del consejo, los expertos internos y las personas directamente involucradas en el proyecto.

En septiembre de 2023, BCC emitió un aviso de la Sección 114, declarando efectivamente al consejo en quiebra. Se encargó al Centro de Gobernanza y Escrutinio que investigara qué salió mal.

Negligencia en el cumplimiento del deber

En el informe de auditoría del Ayuntamiento de Birmingham de abril de 2024, el concejal Fred Grindrod, quien hasta hace poco presidió el comité de auditoría del consejo, describió el sistema Oracle como “el problema que lo abarca todo” que subyace a los problemas actuales de BCC.

Dijo que el comité de auditoría fue engañado. Citando correspondencia con el Centro de Gobernanza y Escrutinio, después de su reunión de noviembre de 2023 Plan de estabilización de la gobernanza informe sobre los problemas del consejo, Grindrod dijo que le dijeron que el comité de auditoría podía “afirmar de manera creíble” que había sido engañado por altos funcionarios.

“Lo que esta cámara necesita entender es cuán grave es esto. Si el comité de auditoría ha sido engañado, entonces todos y cada uno de los miembros de esta cámara han sido engañados, un incumplimiento del deber por parte de algunos de nuestros altos funcionarios, y esto es lo que le ha sucedido a nuestro consejo”, dijo.

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Computer Weekly ha visto notas de un gerente de BCC destacando una serie de discrepancias en el Informe del Ayuntamiento de Birmingham al gabinete publicado en junio de 2023, 14 meses después de que el sistema Oracle entrara en producción. El informe indicaba que algunos elementos críticos del sistema Oracle no funcionaban adecuadamente, lo que afectaba las operaciones diarias. Los comentarios del directivo revelan que esta falla en la implementación del software de Oracle se conocía antes de que el sistema entrara en funcionamiento en abril de 2022.

Las notas del gerente también muestran que se instó a los líderes del consejo a investigar la falla en las comunicaciones entre la administración del programa, el comité directivo y los miembros, y plantean preguntas sobre por qué el equipo de alta dirección del consejo no estaba al tanto de los problemas con el sistema Oracle dada su importancia para las operaciones del consejo. .

Estos y otros comentarios del gerente apuntan al deseo de la junta del programa, y ​​en particular del gerente del programa, de comenzar a funcionar en abril de 2022, independientemente del estado de la construcción, el nivel de pruebas realizadas y los desafíos que enfrentan quienes trabajan en el programa. Las notas del gerente revelan preocupaciones de que el gerente del programa y el comité directivo no pudieran ser influenciados, lo que significó que el sistema se puso en funcionamiento a pesar de tener fallas conocidas.

Proceso de conciliación bancaria roto

Un miembro del Ayuntamiento de Birmingham que ha estado estrechamente involucrado en el proyecto dijo a Computer Weekly que se puso en marcha “a pesar de todas las advertencias que les decían que no funcionaría”.

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Al analizar cómo la falla del sistema Oracle afectó la capacidad del consejo para administrar sus finanzas, la fuente dijo: “Estábamos reteniendo miles de pagos a proveedores porque no podíamos realizar ningún pago. No teníamos domiciliaciones bancarias por cobro en efectivo. No tuvimos cobros en efectivo, ni conciliación bancaria. Cuando haces un proyecto de este tamaño, debes tener tus informes financieros y debes tener un sistema de conciliación bancaria que te diga dónde está el dinero, qué se gasta y qué se paga”.

Desde que entró en funcionamiento, el sistema Oracle efectivamente codificó los datos financieros, lo que significó que el consejo no tenía una idea clara de sus finanzas generales.

El informante dijo que en enero de 2023, el Ayuntamiento de Birmingham no pudo presentar una contabilidad precisa de sus gastos y presupuesto para el próximo año financiero: “No hay manera de que podamos hacer nuestras cuentas de fin de año porque el sistema no funcionó”.

Un problema de tres años

El junio de 2023 Informe del Ayuntamiento de Birmingham al gabinete declaró que debido a problemas con el sistema de conciliación bancaria (BRS) del consejo, una cantidad significativa de transacciones tuvieron que asignarse manualmente a las cuentas en lugar de hacerlo automáticamente a través del sistema Oracle. Sin embargo, Computer Weekly vio una presentación de implementación de planificación de recursos empresariales (ERP) realizada en 2019, que muestra que el consejo estaba consciente de estos problemas en ese momento, tres años antes de la fecha de entrada en funcionamiento.

Las diapositivas de la presentación de 2019 muestran que el BRS listo para usar de Oracle no manejaba archivos bancarios mixtos de deudores y no deudores. La solución sugerida fue mucha intervención manual o una oferta de plataforma como servicio (PaaS) de Evosys, el socio de implementación de Oracle contratado por BCC para construir el nuevo sistema de TI.

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La falta de un BRS que funcione ha contribuido directamente a la actual crisis financiera del consejo. En el informe de auditoría de BCC de abril de 2024, el concejal Grinrold dijo: “No pudimos recaudar con precisión los impuestos municipales o las tasas comerciales”.

En respuesta a las acusaciones, un portavoz del Ayuntamiento de Birmingham dijo: “Reconocemos que los desafíos enfrentados desde la implementación del sistema Oracle en 2022 han sido frustrantes, particularmente para nuestro personal de finanzas y servicios humanos y, en última instancia, para las personas a las que sirve el consejo. En ese momento pedimos disculpas sin reservas a los afectados. Hemos trabajado para fortalecer significativamente la gobernanza, comprender los problemas y aprender lecciones de lo que salió mal”.

En abril de 2024, se cree que la intervención manual necesaria para el proceso de conciliación bancaria le está costando al ayuntamiento 250.000 libras esterlinas al mes.

Cuando se le preguntó sobre este costo, el Ayuntamiento de Birmingham dijo: “El costo indicativo del trabajo de Oracle es una estimación de alto nivel basada en el trabajo de planificación realizado hasta ahora y representa el peor escenario de planificación. Esto incluye los costos de suscripción/licencia de Oracle, los costos de funcionamiento de TI y los costos de funcionamiento del negocio, así como los costos esperados de reimplementación.

“Reconocemos que es importante seguir trabajando e invirtiendo para resolver los problemas identificados, y que un sistema financiero y de recursos humanos que funcione correctamente es crucial para el funcionamiento eficaz del consejo”.

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