Для начала все задачи категории «разное» необходимо перенести из мозга во внешний источник. Фиксирование — это первый шаг на пути к организации дел и повышению продуктивности. Если вы хотите повысить свою производительность труда, попробуйте отслеживать работу с помощью списка дел. Если же вы работаете в команде, можно попробовать платформу управления работой, чтобы не только фиксировать и отслеживать собственную работу, но также организовывать работу коллектива и управлять ею. Миллионы людей по всему миру убедились в том, что методика «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок» изменила их жизнь. Этот подход поможет вам не только поставить галочки в списке задач, но и справиться с планированием будущего.
Даже если вы об этом не догадываетесь, ваш мозг постоянно работает, пусть gtd система и в фоновом режиме, перебирая и реорганизовывая предстоящие задачи, чтобы не упустить ничего важного. Всякий раз, когда вы добавляете новую задачу, вашему мозгу приходится повторно анализировать всё, что уже есть в списке дел, и менять приоритеты своей работы с учётом этой новой задачи. Контекст позволяет сфокусироваться на том, чего реально достичь в текущих условиях. Например, если вы у себя в офисе, нет смысла тратить время на выполнение следующих действий, которые ждут дома. С помощью контекста вы можете определить инструменты, места или людей, необходимых для выполнения конкретной задачи.
Наведите Порядок В Голове И Доводите Дела До Конца
Для добавления метки просто наберите @ в поле задачи и начните вводить название метки. Вы заметите, что многие записанные вами задачи на самом деле – проекты. Согласно философии GTD, проект – это любая задача, которая требует более двух шагов для выполнения. Например, «Покрасить спальню» – это проект, потому что это включает и другие задачи, такие как заказ цветовой палитры, выбор цвета, покупка материалов, подготовка стен и т. В соответствии с этим предсказанием, позднее произошёл «виртуальный взрыв» GTD — к апрелю 2008 г. Основные элементы системы GTD поддерживали уже более чем 100 приложений.
- Мысли обо всём, что нужно сделать, утомляют, особенно если кажется, что список дел всё никак не заканчивается.
- Это главный принцип так называемого метода приведения дел в порядок (GTD).
- Поэтому на этапе создания чёткого представления информации разбейте эту инициативу на несколько отдельных задач.
- Двухминутное правило обусловлено тем примерным временем, которое нужно, чтобы формально отложить действие.
- Чтобы не хранить всю информацию о проекте в голове, можно применить метод GTD с пятиэтапной системой фиксирования и организации дел во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой.
Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои списки, организовать их и поддержать плавный ход системы. Такой обзор поможет вам подстроиться под изменения, сфокусироваться, определить следующие действия и пройтись еще раз по рабочему процессу. Добавьте самые важные списки задач в избранное, чтобы видеть их вверху списка в меню навигации, сразу над API списком проектов. Просто кликните правой кнопкой мыши по фильтру, метке или проекту и нажмите «Добавить в избранное». Чтобы увидеть полный список следующих действий во всех ваших проектах, наберите “@следующее” в строке быстрого поиска Todoist. Пометьте эти задачи меткой @в_ожидании, рассортируйте помеченные задачи в соответствующие проекты или же в проект «Разовые задачи», если они не связаны с другими задачами.
Обзор
Чтобы не хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает собирать и систематизировать её в одном инструменте, таком как инструмент управления работой. Asana позволяет реализовать метод GTD, организуя всю работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли своевременно выполнять действительно важные задачи. Когда настанет время приступить к работе, вам не придется подолгу выбирать задачи или искать справочные материалы. Чтобы решить за какую задачу взяться, достаточно будет посмотреть предстоящие задачи со сроком, отсортировать задачи по меткам или создать фильтры для следующих действий в зависимости от контекста. Возможно, вы набросали список из позиций, содержащих более одной задачи. Например, представьте, что вы решились на создание новой электронной книги и добавили соответствующее напоминание во «Входящие».
Дэвид Аллен называет это «Входящими», независимо от используемого инструмента. Ведь любая задача, информация или напоминание (или, как это называет сам Аллен, «разное») попадает прямо во «Входящие». Но представьте, будто это не почтовый ящик, а список задач с данными, которые вам предстоит обрабатывать позднее. Если вы можете делегировать задачу кому-то другому для экономии времени и энергии, это обязательно нужно сделать. В Todoist можно приглашать в проекты других людей, назначать им задачи со сроком выполнения и обсуждать детали в комментариях.
Эти задачи предполагают ясное, конкретное действие, которое вы можете выполнить при следующей возможности (например, «Написать Роману про бюджет корпоратива»). Следующие действия стоят отдельно от будущих действий – тех, которые вы совершите в дальнейшем, но не требующих вашего внимания сейчас. Аллен в принципе не отдавал предпочтения какому-то конкретному способу хранения информации. Ключ к успеху любой системы продуктивности – не усложнять, пользоваться ей как можно чаще и регулярно обновлять информацию. Программное обеспечение Аллен назвал полезным и важным компонентом для осуществления GTD. Оно включает цифровое структурирование (digital outlining), мозговой штурм и приложения для управления проектами.
Есть разные способы организации задач с подходом GTD, мы рекомендуем сочетание проектов и меток. Как только ваши входящие полны задач, идей, заметок и обязательства, пора приступать к сортировке и дополнению информации, чтобы не возвращаться к этому в будущем. Система должна быть достаточно универсальной, чтобы справиться с самыми сложными проектами, но при этом достаточно простой, чтобы не забирать у вас слишком много сил на ее поддержку. Если вы предпочитаете текстовую версию, мы продолжим наш обзор сразу под видео.
А чтобы фиксировать всё необходимое на ходу, загрузите мобильное приложение Asana. Метод приведения дел в порядок — это лишь одна стратегия управления временем. Как и у всех прочих методов управления временем, у него есть свои плюсы и минусы.
Выбираемая вами стратегия в значительной степени определяется навыками, которые вы хотите развить посредством управления временем. GTD — это аббревиатура от Getting Things Done (букв. — «приведение дел в порядок»), которая впервые была сформулирована Дэйвидом Алленом в 2001 году. Еженедельный обзор – мощный инструмент продуктивности независимо от того, пользуетесь вы GTD или нет. Поэтому мы написали отдельное руководство по проведению еженедельного обзора. Все задачи, которые касаются переписки; вы можете выполнить их за раз и минимизировать время, проведенное в электронной почте. Некоторым нравится добавлять контекст электронных писем, чтобы https://deveducation.com/ справиться со всей перепиской за раз.
Разовые Задачи
Для большинства людей метка «Офлайн» будет удобнее метки «Интернет» – чтобы видеть задачи, которые можно выполнить, пока нет подключения к интернету. Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но выполняются за одно действие. Например, «Ответить на письмо Ивана насчет ценообразования» или «Поменять номера на машине».