Las empresas de tecnología advirtieron que no deben depender de soluciones alternativas de cumplimiento de alto riesgo

Desde el lanzamiento de las reformas de evasión fiscal IR35 al sector privado en abril de 2021, está claro que el sector de TI tiene una mayor comprensión de estas reglas que algunas otras profesiones.

Sin embargo, esto puede llevar a una sensación de falsa confianza, y HM Revenue & Customs (HMRC) ahora ha tratado de advertir a las empresas de tecnología que algunas de las soluciones que introdujeron para cumplir con la fecha límite de cumplimiento de IR35 de abril de 2021 pueden no cumplir o cumplir con el umbral. para un cuidado razonable.

Según los términos de las reformas, se espera que las organizaciones de usuarios finales evalúen individualmente el estado tributario de cada contratista con el que se relacionen y tengan “cuidado razonable” al decidir si deben pagar impuestos de la misma manera que los trabajadores asalariados (dentro de IR35). o como empleados fuera de la nómina (fuera de IR35).

Las organizaciones de usuarios finales que no hayan tenido un cuidado razonable al determinar cómo se deben gravar los impuestos a sus contratistas serán responsables de cubrir el impuesto sobre la renta del trabajador y las obligaciones del seguro nacional, como se establece en la guía fuera de nómina de HMRC.

En un boletín para empleadores publicado En agosto, HMRC advirtió sobre el uso de falsas soluciones IR35 que estamos viendo que se usan comúnmente en el sector tecnológico. Estos atajos a menudo se implementan en respuesta a las estrategias de cumplimiento de IR35 que están adoptando los clientes de otros sectores, por ejemplo, las empresas de servicios financieros que imponen prohibiciones generales sobre el uso de contratistas.

Esto efectivamente corta el acceso de un cliente a una gran proporción de la fuerza laboral capacitada y flexible en un momento de alta competencia por las habilidades, por lo que es natural que se consideren rutas alternativas para involucrar al talento de los contratistas a fin de entregar los proyectos a tiempo. Pero si estas soluciones parecen simples, es muy probable que lo sean. De hecho, muchos simplemente entierran este riesgo en la cadena de suministro, lo que pone tanto a los proveedores de TI como a los contratantes finales en riesgo de multas IR35 y facturas de impuestos en una fecha posterior.

Las dos rutas alternativas que son más comunes en el sector son el uso de un servicio subcontratado como medio para involucrar a los contratistas de manera indirecta, y la subcontratación de la declaración de trabajo (SoW) para los contratistas a un proveedor externo. Ambos dan la falsa impresión de que las reglas IR35 no se aplican, pero este no es necesariamente el caso.

La definición de “cliente” para IR35 puede moverse en la cadena de suministro donde se proporciona un verdadero servicio subcontratado o SoW. Esto efectivamente traslada la obligación de “atención razonable” al “cliente”, transfiriendo tanto el riesgo como la responsabilidad de completar la evaluación IR35 al proveedor de SoW. Sin embargo, al investigar, HMRC aún puede decidir que la responsabilidad del “cliente” recae más arriba en la cadena.

El boletín de la HMRC advirtió además: “Debe asegurarse de comprender lo que constituye un servicio totalmente subcontratado si cree que puede no ser el cliente responsable de considerar las reglas de trabajo fuera de la nómina, o si se le pide que acepte estos arreglos. Si la verdadera naturaleza del servicio que se brinda es una oferta de mano de obra, los términos escritos no cambiarán este hecho “.

Al transferir la responsabilidad y el riesgo a la cadena de suministro, como organización se asume que el proveedor externo está adoptando un enfoque diligente e informado para IR35. Sin embargo, la realidad es que es probable que utilicen una herramienta en línea o automatizada, como la herramienta Check Employment Status for Tax (CEST) de HMRC para tomar determinaciones de estado.

IR35 es una legislación compleja y, como cualquier herramienta automatizada, CEST es tan útil como la información que se le proporciona. El propio CEST lucha con los matices de IR35 y devuelve un estado indeterminado para aproximadamente el 20% de los roles. Estos requieren un enfoque especializado y dirigido por humanos para dar como resultado determinaciones precisas del estado del IR35.

Existen varios riesgos en torno a esto, en particular, cumplir con la definición de subcontratación genuina y que la parte considerada por HMRC como el “cliente” no cumpla con el requisito legislativo de atención razonable. Para las empresas de TI y los clientes que han tratado con IR35 utilizando este enfoque, los riesgos de incumplimiento oculto y facturas fiscales sorpresa o multas HMRC en una fecha posterior son altos.

Uno de los aprendizajes clave que se pueden extraer de las recientes leyes tributarias IR35 del sector público de alto perfil es que la HMRC no se embarca en acciones de cumplimiento ni procesa el incumplimiento rápidamente. En cambio, pueden pasar meses (o en algunos casos años) antes de que HMRC emprenda acciones legales.

Esto permite acumular contribuciones impagas de impuestos y seguros nacionales, en el caso del Departamento de Trabajo y Pensiones, a la suma de £ 87,9 millones para el período 2017-2021. Una factura sustancial e inesperada: costos de este tamaño para muchas organizaciones privadas podrían afectar significativamente el crecimiento y la confianza de las partes interesadas y, en algunos casos, podrían alterar por completo el camino del negocio.

Hay varios cambios pequeños pero vitales que se pueden hacer para aclarar la distinción entre empleados y contratistas. Por ejemplo, tener políticas separadas para ambas partes de la fuerza laboral de la organización puede ayudar a que sea más fácil identificar los roles que se pueden ofrecer fuera del IR35. Si otros no logran hacer esta distinción, tendrá una plataforma competitiva desde la que atraer al mejor talento especializado para sus proyectos.

Es importante tener en cuenta que el cumplimiento de IR35 es una tarea continua. Es poco probable que los procedimientos de cumplimiento que muchas empresas implementaron en abril de 2021 sean los correctos a largo plazo. Los roles y las especificaciones del trabajo cambian a medida que los proyectos avanzan y evolucionan, por lo que las determinaciones de estado deberán revisarse periódicamente para garantizar el cumplimiento continuo.

Poner en marcha estos procesos ahora significará que las empresas pueden continuar aprovechando al máximo los recursos flexibles en los proyectos, con la seguridad de saber que tienen un sistema robusto y compatible que puede adaptarse a los cambios en el mercado y pasará el examen con el escrutinio más adelante. línea.

Las organizaciones deben considerar buscar el apoyo de una consultora o firma legal IR35 para revisar sus procesos de cumplimiento, y también para producir las declaraciones de determinación del estado y revisar sus cadenas de suministro para identificar cualquier riesgo oculto.

HMRC espera que las empresas sin suficiente conocimiento interno, en un área compleja del derecho tributario, busquen asesoría externa. De hecho, su guía establece que “buscar el consejo de un asesor profesional calificado” indica que ha tomado un cuidado razonable.

Esto puede tener un costo, pero es un costo que se puede presupuestar y es transparente y contribuirá en gran medida a evitar que se cristalicen pasivos sorpresivos importantes en el futuro.

Abril de 2021 marcó el inicio del viaje IR35 del sector privado, y el mayor obstáculo aún no se ha superado: la aplicación de la HMRC. Es probable que aún falten años para los procedimientos legales, pero nunca es demasiado tarde para que las empresas de tecnología revisen (o vuelvan a revisar) su enfoque del IR35 y busquen asesoramiento profesional para garantizar que se cumplan las obligaciones de atención razonables.

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