Trabajar de forma remota, ya sea desde casa, desde un escritorio compartido o en movimiento, es la nueva normalidad, y la nueva normalidad ha planteado nuevos desafíos.
DocSpace de OnlyOffice es una nueva plataforma de colaboración basada en la web que se ha creado específicamente para la nueva normalidad. Brinda a todos la capacidad de concentrarse mejor en las tareas en cuestión, así como compartir ideas de manera segura con el personal, los clientes, los trabajadores independientes y otros colaboradores.
Lo hace de varias maneras. Primero, DocSpace es compatible con todos los formatos de archivo comunes, incluidos DOCX, OTT, TXT, PPTX y PDF, lo que significa que las ideas se pueden esbozar y refinar antes de agregarlas a las diapositivas de la presentación, y las versiones finales de los contratos se escriben como DOCX, se guardan como PDF y se envían. a las partes correspondientes.
En segundo lugar, hay una lista en constante expansión de complementos propios y de terceros, lo que significa que no necesita cambiar a otras aplicaciones. Además de soporte para plataformas de videollamadas populares como Zoom, existen otras herramientas de productividad como OCR, que rápidamente combina imágenes para obtener texto y lo hace editable, además de complementos de voz a texto y de texto a voz que le permiten escriba con su voz y haga que le dicten su escritura.
En tercer lugar, como DocSpace está basado en la web, funcionará prácticamente en cualquier dispositivo y en cualquier navegador. Hay aplicaciones dedicadas para Windows, Mac y distribuciones populares de Linux, incluidas Debian y Ubuntu, que también le permiten editar documentos sin conexión.
Finalmente, y lo más importante, DocSpace permite a los líderes de equipo administrar proyectos usando ‘Salas’.
Salas DocSpace
Las habitaciones son la salsa no tan secreta de DocSpace. En una sala, tiene control sobre quién puede acceder y editar qué, lo que permite que los diferentes elementos de su organización se centren en hacer las cosas y usted supervisa todo.
Los documentos confidenciales que contienen cifras de fin de año y contratos en espera de firmas se pueden almacenar en salas privadas y solo las personas que necesitan verlos pueden tener acceso. Los archivos creados y almacenados dentro de las salas privadas se cifran automáticamente de extremo a extremo y no se pueden copiar ni compartir fuera de una sala: los usuarios pueden descargar y descifrar archivos en sus máquinas cuando estén listos para compartirlos con terceros externos. .
Este es un ejemplo de cómo DocSpace puede optimizar la productividad.
Su organización ha presentado a un cliente potencial y quiere comenzar con una sesión interna de intercambio de ideas.
Con DocSpace, el líder del equipo, como administrador de la sala, crea una sala de colaboración. El líder del equipo abre un nuevo documento de Word dentro de la Sala e instala el complemento de Zoom. El complemento de entrada de voz también está instalado aquí, lo que permite a los miembros del personal dictar grandes secciones de texto.
Una vez configurado, el líder del equipo invita a la Sala a los jefes de división relevantes, quienes tienen privilegios de Editor, y a los gerentes de línea, a quienes se les otorga el estado de Visor. Esto significa que el video y el chat de voz pueden ocurrir en tiempo real mientras los participantes pueden aportar ideas en texto, todo a través de una aplicación.
Con las tareas delegadas, el líder del equipo crea salas personalizadas separadas para todas las divisiones y le da a cada gerente de línea el estado de usuario avanzado, lo que significa que pueden verificar el trabajo de sus equipos con lo acordado en la reunión inicial y hacer cambios, retroalimentando a el líder del equipo Solo los administradores tienen la capacidad de crear nuevas salas.
Una vez que se completa el trabajo inicial, el líder del equipo crea una plataforma de presentación para el cliente y crea una sala privada. Se realizará una videollamada a través de Telegram, la plataforma preferida del cliente, por lo que el líder del equipo instalará rápidamente el complemento de Telegram en DocSpace.
El cliente está satisfecho y quiere que se empiece a trabajar. Los contratos se envían por correo electrónico en formato PDF, que luego el líder del equipo carga en una sala privada separada. Al convertirlos en documentos de Word, lo que permite agregar firmas digitales, el líder del equipo invita a las partes relevantes a firmar. Luego, los contratos se vuelven a convertir a PDF y se devuelven al cliente.
Una vez que se completa el trabajo, su empresa puede hacer una copia de seguridad del trabajo para usarlo como un estudio de caso futuro. El líder del equipo utiliza la herramienta Copia de seguridad para conectar la cuenta de Dropbox de su empresa y realiza una copia de seguridad segura de todas las salas relevantes para futuras revisiones. Luego, las salas se eliminan del DocSpace, ya que ya no son necesarias.
Saber más
Puede ver cómo DocSpace puede simplificar el proceso de colaboración, pero para tener una idea real de cómo puede funcionar para su negocio, puede registrarse para obtener una cuenta Start Up gratuita ahora mismo.
Esta versión de DocSpace permite un administrador, dos usuarios avanzados y hasta 12 salas, con usuarios ilimitados y 2 GB de almacenamiento para archivos.
Si necesita más, la versión Business de DocSpace cuesta US $ 15 por administrador y permite una cantidad ilimitada de usuarios y salas, le brinda 100 GB de almacenamiento.
Para obtener más información sobre DocSpace, visite el sitio web de OnlyOffice.